Kā noformēt inventarizācijas aktus Covid-19 laikā

Covid-19 dēļ uzņēmumā inventarizāciju veic komisija nepilnā sastāvā, tāpēc inventarizācijas laikā sagatavotos aktus (piemēram, norakstīšanas akti) nav parakstījuši visu komisijas locekļi. Vai grāmatvedība ir tiesīga pieņemt šādi noformētus aktus?

Likuma “Par grāmatvedību” 11. panta 1. daļā noteikts, ka uzņēmums, kas uzsāk darbību, veic inventarizāciju, kurā nosaka visas uzņēmuma mantas un lietojumā esošās mantas apjomu dabā, kā arī salīdzina uzņēmuma un debitoru un kreditoru prasījumu un saistību summas. Savukārt minētā panta 2. daļā noteikts, ka Ministru kabinets izdod noteikumus par uzņēmuma mantas, arī prasījumu un saistību novērtēšanu grāmatvedībā un atspoguļošanu finanšu pārskatos uzņēmuma vai tā struktūrvienības darbības izbeigšanas gadījumā.

Uzņēmuma vadība ir atbildīga par atbilstošu iekšējās kārtības noteikumu izstrādi un ieviešanu uzņēmumā. Uzņēmuma iekšējās kārtības noteikumos parasti ir noteikts, kā tiek veikta, piemēram, pamatlīdzekļu un krājumu inventarizācija. Kā arī noteikts, kādam ir jābūt komisijas sastāvam, vērtējot ne tikai skaitu, bet arī to, ka inventarizāciju, piemēram, nevar veikt materiāli atbildīgā persona viena pati.

Ņemot vērā Covid-19 izplatību, var rasties situācija, ka komisijas sastāvs var mainīties. Tāpēc uzņēmumā ir jābūt vadības rīkojumam par izmaiņām komisijas sastāvā un skaitā, kā arī iekšējās kārtības noteikumiem atbilstošai inventarizācijas instrukcijai. Ja šāda rīkojuma nav, nav arī pamatojuma tam, ka komisija ir nepilnā sastāvā.

Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” (MK noteikumi Nr.585) 53. punktā noteikts, ka inventarizāciju veic tās personas klātbūtnē, kas atbild par konkrēto ķermenisko lietu, arī skaidrās naudas, saglabāšanu (turpmāk - atbildīgā persona), ja tāda ir. Ārkārtas gadījumos, ja atbildīgās personas klātbūtne nav iespējama (piemēram, atbildīgās personas slimības, bezvēsts prombūtnes dēļ vai tādēļ, ka šī persona ir mirusi), uzņēmuma vadītājs pieņem lēmumu par inventarizācijas veikšanu bez atbildīgās personas klātbūtnes. Papildus MK noteikumu Nr.585 59.3. apakšpunktā ir skaidrots ja kāds no inventarizācijas komisijas locekļiem nevar piedalīties inventarizācijā un ja to paredz uzņēmuma vadītāja apstiprinātā inventarizācijas instrukcija, inventarizācijas sarakstu var parakstīt tikai daļa no inventarizācijas komisijas locekļiem. Savukārt MK noteikumu Nr.585 60. punktā ir noteikts, ka inventarizāciju uzņēmumā veic saskaņā ar uzņēmuma vadītāja apstiprinātām inventarizācijas instrukcijām. Praksē bieži uzņēmuma vadība nosaka samērā lielu komisijas locekļu skaitu dažādu iemeslu dēļ. Vērtējot esošo situāciju, konkrētu objektu inventarizācijai ieteicams izveidot komisijas sastāvā grupas, kuras veido vismaz divi līdz trīs cilvēki.

Atbildot uz lasītāja jautājumu, ja pirms inventarizācijas nav izdots uzņēmuma vadības rīkojums un apstiprinātas izmaiņas inventarizācijas instrukcijā, tad šādi apliecinājuma dokumenti nav derīgi kā grāmatvedības attaisnojuma dokumenti, jo vadības noteiktā komisija nav piedalījusies pilnā sastāvā.

Svarīgi ir sekot uzņēmuma noteiktajai iekšējai kārtībai un tās piemērošanai praksē. Atbilstoši MK noteikumu Nr.585 52. punktam inventarizācijas komisijas personālsastāvu un inventarizācijas sākšanas un pabeigšanas termiņu uzņēmuma vadītājs nosaka ar rakstisku rīkojumu.

Svarīgi ir vēlreiz  atkārtot, ka likumā “Par grāmatvedību” ir noteikta kārtība par pārskata gada slēguma inventarizācijām un termiņiem.  Attiecīgi 12. panta 2. daļā noteikts - pārskata gada slēguma inventarizācija nav obligāti jāveic pārskata gada pēdējā dienā, ja grāmatvedības dati dod iespēju arī bez dabā veiktas inventarizācijas noteikt patiesos materiālo vērtību veidus, daudzumus un to novērtējumu naudas vienībās. Savukārt panta 3. daļā precizēts, ka pārskata gada slēguma inventarizāciju drīkst veikt triju mēnešu laikā pirms pārskata gada beigu dienas vai mēneša laikā pēc tās, pārrēķinot inventarizācijas dienā konstatētos atlikumus atbilstoši grāmatvedības datiem pārskata gada beigu dienā.

Vērtējot temata aktualitāti, var secināt, ka Covid-19 dēļ ieviestie pulcēšanās un pārvietošanās ierobežojumi vai veselības un drošības nolūkā noteiktie ierobežojumi var radīt apstākļus, kas uzņēmuma noteiktos kritērijus neļauj īstenot. Līdz ar to uzņēmumā jāievieš kontroles mehānisms, lai nerastos situācija, ka inventarizācijā piedalās nepilns komisijas sastāvs, un tas tiek konstatēts pēc inventarizācijas veikšanas. Jāizvairās no situācijas, ka inventarizāciju veic tikai viena persona un šī persona ir arī materiāli atbildīgā persona. Risks var būt par apzinātu krāpšanos, taču risks vienmēr ir jāizvērtē, un uzņēmuma vadībai ir jānovērtē uzņēmumā ieviestās  kontroles mehānisma darbība. Svarīgi akcentēt, ka minētais ir arī atkarīgs no kopējā darbinieku skaita konkrētā periodā, kad ir jāveic inventarizācija. Esošā Covid-19 situācija nevar būt iemesls tam, lai pieņemtu lēmumu, piemēram, par krājuma inventarizācijas neveikšanu.

Praksē bieži izmantota tiek iespēja filmēt un veikt video novērošanu vai fotografēšanu, ko var izmantot kā papildu pierādījumu, bet tas nav pilnīgs risinājums. Kā papildu risinājumu var lietot video zvanu, ja nav iespējams nodrošināt nepieciešamo personu klātbūtni inventarizācijā – konkrētā persona piedalās inventarizācijā ar video zvana starpniecību, kas dod iespēju arī komentēt un veikt kontrolskaitījumus. Šāds risinājums var palīdzēt veikt inventarizāciju, bet pagaidām normatīvajos aktos tas nav noteikts kā oficiāls risinājums nepilnam komisijas sastāvam.